Wichtig am Anfang, aber auch während eines Projektes ist es, die Interessen der verschiedenen Stakeholder im Auge zu haben. So ist es z.B. möglich Probleme schon bevor sie auftreten zu erkennen und Gefahren aus dem Weg zu gehen. Das Werkzeug hierzu ist die Projektumfeldanalyse.
Bei der Projektumfeldanalyse versucht man die Einflussfaktoren, Potentiale und Problemfelder zu erfassen, welche das Projekt beeinflussen können. Wichtig ist hierbei, daß man nicht du die Probleme erkennt sondern auch bewertet, analysiert und Maßnahmen ableitet. Die Umfeldanalyse sollte man nicht nur beim Projektstart durchführen, sondern durchaus auch regelmässig während des Projektes, da sich ja im Umfeld sehr schnell Änderungen ergeben können, die man natürlich auch erfassen sollte.
In der Startphase selber wird aber natürlich nicht nur eine Projektumfeldanalyse gemacht. Es wird zunächste ein Projektstrukturplan erstellt. Anhand von diesem kann dann die genaue Terminplanung vorgenommen werden und festgelegt werden, bis wann die einzelnen Aufgaben abgeschlossen sein müssen. Desweiteren werden den Aufgaben entsprechende Resourcen zugewiesen, die dann auch eingehalten werden sollten.
Das Projekt Kick-Off Meeting legt dann das Fundament für einen erfolgreichen Projektstart. Man sollte hierbei den Einfluss eines guten Kick-Off Meeting nicht unterschätzen. Ein schlechtes und billiges Kick-Off meeting kommt, wenn es über das ganze Projekt sieht, im Endeffekt oft teurer als ein gutes Kick-Off Meeting, welches auch entsprechenden finanziellen Einsatz erfordert. Dieser Einsatz lohnt sich aber zumeist. Folgende Punkte sollten beim Kick-Off Meeting beachtet werden:
- Zeit zum Kennenlernen der anderen Projektmitglieder
- Dauer ca. 2-3 Tage (Kennenlernen, Informationsmanagement, Verantwortungsbereiche abgrenzen, Aufgaben verteilen)
- versuchen soziale Kontakte aufzubauen, z.b. durch ein gemeinsames Abendessen
Der Projektstrukturplan dient der Untergliederung eines Projektes, so kann ein großes Projekt in mehrere Teilprojekte untergliedert werden und diese Wiederum in Arbeitspakete. Wie tief man hier von der Hierachie her geht hängt natürlich von der Projektgröße ab, oft braucht man gar keine Teilprojekte. Bei der Erstellung der Projektstrukturplans kann man entweder Top-Down oder Bottom-Up vorgehen. Besonders wichtig ist es jedem Arbeitspaket einen eindeutigen PSP Code zuzuordnen, damit kann man dann später ein Arbeitspaket sehr gut beschreiben ohne es genau erklären zu müssen, dann reicht z.B. eine einfache SMS mit dem Inhalt „Status Paket 123?“ um den Status zu bekommen.Außerdem wichtig beim Projektstrukturplan ist, daß es keine Überschneidungen geben darf und daß die Summe der Pakete unter einen bestimmten Punkt nie größer sein darf als der Punkt darüber.
In der Beschreibung der Arbeitspakete wird jeweils das Start und Enddatum und der Verantwortliche definiert..
Zur Terminplanung wird ein Balkenplan erstellt, dieser enthält außerdem die Milestones. Auch einen Balkenplan kann man aus zwei Richtungen planen, einmal vorwärts oder eben rückwärts, dies ist vom Projekt abhängig.
Bei dem Projekt an welchem ich teilnahm lassen sich Stakeholder relativ einfach identifizieren. Da wären zum einen der Producer. Der Producer stellte eigentlich den internen Auftraggeber dar. Das Problem hierbei war, daß sich der Producer in Kanada befand, was zu mehreren Problemen führte, welche wohl vorher nicht bedacht wurden. Zum einen gab es ein wirkliches Vertrauensproblem, was auch verständlich ist. Immerhin kannte der Producer das Team selber nicht, aber trotzdem war der Producer interessiert daran, daß das Projekt erfolgreicht abgeschlossen wird. Außerdem ist es problematisch über die große Distanz zu kommunizieren, besondern aufgrund der Zeitverschiebung, welche nur eine kleines Zeitfenster lässt. Ein weiterer Stakeholder war die Marketing Abteilung. Hier gab es ein zwiespältiges Verhältniss, zum einen wollte die Marketing Abteilung so früh wie möglich neue Features, Screenshots usw. präsentieren, zum anderen wollte man aufgrund der Konkurenz auch nicht zu viel verrraten. Außerdem war es für die Marketing Abteilung teilweise schwer verständlich, wie aufwendig es sein kann ein bestimmtes Feature zu implementieren. Ein weiterer Stakeholder waren die Kunden, insbesondere die Käufer der Vorgängerversion. Die Kunden wollten meist so viel Informationen wie sie bekommen konnten, allerdings sollte man sie auch nicht zu lange hinhalten, da es nie gut ist ein Produkt groß anzukündigen und dann nicht rechtzeitig fertig zu werden. Weitere Stakeholder waren die Manager insbesondere die, welche für Deutschland und Europa verantwortlich waren. Für Sie war es besonders wichtig, daß die Entwicklungen in Europa auch erfolgreich waren, denn leider hängt inbesondere deutschen Entwicklungen immer noch der Ruf nach, sie seien technisch nicht auf dem aktuellen Stand. Aber natürlich sollten auch die Verkaufszahlen so hoch wie möglich sein. Sicher ließen sich jetzt noch weitere Stakeholder finden, aber das würde den Rahmen sprengen. Alles in allen kann man, wenn man das Umfeld betratchtet sagen, daß es relativ problematisch war. Alle wollen ein gutes Produkt, aber mit sicheren Projekterfolg, niederen Kosten und hohen Verkaufszahlen. Dies alles unter einen Hut zu bringen ist sicher nicht einfach. Aber ich glaube in vielen Projekten befindet man sich in einer ähnlichen Zwickmühle.
Die Startphase war bei dem Projekt wenn ich das rückwirkend betrachte relativ mager. Es gab zum Abschluss des Vorgängerprojektes ein Abschlussessen, aber das darf man wohl kaum in die Starphase mit hineinnehmen. Außerdem gab es ein Post Mortem in dem besprochen wurde, was im Vorgängerprojekt nicht gut gelaufen war und was besser werden sollte. Ein wirkliches Kick-Off Meeting wir oben besprochen gab es nicht, es gab nur eine kleine Einführung, was im neuen Projekt erreicht werden soll und die Rahmendaten wurden kurz umrissen. Problematisch für mich war, daß es keinen Teambuilding Prozess gab, für das bestehende Team war das sicher kein Problem, für mich aber schon, da ich die anderen Projektteilnehmer nicht kannte. Der Projektstrukturplan und mit Milestones und Arbeitspaketen wurde für jeden frei zugänglich ausgehängt.