Die Terminplanung stellt einen der wichtigste Bereiche des Projektmanagements dar. Die Termine sollten hierbei mit Rücksicht auf evtl. Verzögerungen festgelegt werden, welche durch unvorhergesehene Ereignisse auftreten können. Um diese Verzögerungen aufzufangen sollte man Pufferzeit mit einplanen. Verzögerungen können insbesondere bei voneinander abhängigen Arbeitspakete ungeahnte Folgen haben und zum Stillstand des ganzen Projektes führen. Außerdem wichtig ist, Milestones festzulegen. Diese dienen zum einen dazu das Projekt aufzuteilen, aber auch den Status des Projektes zusammen mit dem Auftraggeber zu kontrollieren und sich das ok geben zu lassen. Dies ist besonders aus rechtlicher Sicht wichtig. Wenn das Projekt scheitern sollte, kann man somit nachweisen, daß man zumindest bis zum letzten Milestone nach Plan gearbeitet hat.
Genauer betrachten sollte man auch die Bedarfsprofilplanung. Mit dieser lässt sich ermitteln wieviele Stunden der einzelne Mitarbeiter geleistet hat und wieviele er noch leisten darf. Dies is insofern wichtig, da man für Überstunden ja Zuschläge bezahlen muss, und man deshalb Mitarbeiter zwar voll ausnutzen sollte, aber nicht zu viele Überstunden generieren sollte.
In der Projektorganisation wird festgelegt wer im Projektteam mit wem zusammenarbeitet. Die einzelnen Subteam können hierbei aus Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen bestehen. Bei kleineren Projekten ist es allerdings sinnvoll die Strukturen, die im täglichen Geschäftsbetrieb bestehen, zu erhalten. Dadurch verringert sich die Eingewöhnungszeit der Mitarbeiter. Bei längeren Projekten ist es dagegen kein Problem neue Strukturen zu schaffen, hier sollte man sich auch die besten Mitarbeiter aus den einzelnen Abteilungen oder evtl. externe Mitarbeiter aussuchen, denn es ist genug Zeit für eine Eingewöhnung vorhanden. Wichtig ist auch das Rollen und Kompetenzen eindeutig definiert werden.
Zur Projektorganisation gehört auch das Steering Committee (oder auch Lenkungsaussschuss). Hierbei handelt es sich um das oberste Gremium im Projektmanagement. Das Steering Committee kann aus Mitgliedern des Management, Experten, Auftraggebern usw. bestehen. Die genau Zusammensetzung ist vom Projekt selber abhängig. Wichtig ist hierbei aber, daß Regeln und Richtlinien aufgestellt werden, nach denen das Steering Committee entscheidet. Zu den Aufgaben gehören z.B. das Überprüfen der Meilensteine.
Viele Unternehmen inbesondere z.B. im Anlagenbau oder Schiffsbau arbeiten sehr projektorientiert. Hierbei wird häufig ein Projektportfolio erstellt. Dieses kann man mit einem Aktienportfolio vergleichen, es werden Projekte nach Risiko und Einnahmen bewertet und dabei versucht ein ausgeglichenes und sicheres Portfolio zu bekommen. Um die verschiedenen Projekte zu koordinieren wird in projektorientierten Unternehmen häufig eine zentrale Stelle, welche sich um die Verwaltung der einzelnen Projekte kümmert eingerichtet. Diese Stellt bezeichnet man auch als PM-Office.
In meinem konkreten Projekt war die Terminplanung inbesondere in der Programmierung sehr gelungen. Problematisch war hierbei, daß einer der Projektleiter häufig noch Features hinzufügen wollte die eigentlich gar nicht geplant waren. Dazu kam noch das die Programmierung, auf die er dabei direkten Einfluss nahm gar nicht ein Kompetenzbereich war. Dies war problematisch, da auf einen Seite die Programmierer zeiliche Probleme kommen und außerdem nicht wirklich wissen wer für sie zuständig ist. Aber problematisch war dabei auch, daß sich der wirklich Verantwortliche dabei oft übergangen fühlte und es dadurch zu Spannungen kam. Dies zeigt meiner Meinung nach gut, wie wichtig es ist die Kompetenzen abzugrenzen, aber nicht nur abzugrenzen sondern diese Abgrenzung auch für jeden zugänglich zu hinterlegen und ausreichend zu kommunizieren.
Wenn ich mir die Bedarfplanung im Rückblick ansehe, kann ich gar nicht genau sagen ob wirklich eine gemacht wurde. Hierbei wurde meiner Meinung nach viel geschätzt, mehr oder weniger erfolgreich. Gut für die Projektleiter war hierbei die relativ offene Unternehmenskultur mit ziemlich freien Arbeitszeiten, durch welche die Mitarbeiter eher dazu animiert wurden Überstunden zu machen (welche nicht vergütet wurden) als zu wenig zu arbeiten (wer lässt sich gerne nachsagen er arbeite zu wenig?). Die Projektorganisation war schon von Anfang an relativ klar, da sie komplett aus dem Vorgängerprojekt übernommen wurde. Das Problem aus meiner Sicht war hierbei, daß die Organisationsstruktur nicht klar kommuniziert wurde. Hier ist es sicherlich geschickt ein Dokument, welches für alle zugänglich ist, zu hinterlegen. Das die Struktur erfasst, oder die Struktur zumindest ausreichend zu kommunizieren. Das Problem hierbei war wieder, daß ich erst später zum Projekt dazugestoßen bin, aber auch weiteren Mitarbeiter welche in Folge noch dazukamen wurde dies nicht klar kommuniziert.
Über die Existenz eines Steerings Committees ist mir leider nichts bekannt. Es gab aber regelmässig Meetings zwischen den Projektleitern und dem Producer in Kanada (meist Telefonkonferenzen). Auch die Milestones, welche klar definiert waren wurden von den Producern abgenommen und überprüft.
Ich bin eigentlich der Meinung, daß es sich bei dem ausführenden Unternehmen um eine teilweise sehr projektorientiertes Unternehmen handelte. Alle Spiele welche entwickelt werden werden eigentlich auf Projektbasis entwickelt, aber nicht nur für Spiele auch für technologische Bestandteile auf die Spiele aufbauen können gab es Projekte, wenn auch insbesondere bei letzteren nicht alle Ergebnisse wirklich genutzt wurden. So kann man alle in allem sicher sagen, daß das Unternehmen ein relativ ausgeglichenes Projektportfolio besitzt, sondern könnte es ja am Markt nicht auf längere Zeit bestehen.