Die Vorlesung vom 20. Juni 2005 bestand aus 2 Blöcken. Die Agenda war wie folgt:
- Vorstellung Projekt Creative Campus
- Feedback Bio Austria Meeting
- Projektcontrolling
- Projektcontrolling Scorecard
- Projektabschluss
- Pressekonferenz/Podiumsdiskussion
Die Projektleiterin des Projektes Creative Campus präsentierte ihr Projekt, zeigte die Vorgehensweise und auch die Probleme auf, welche während des Projektes auftraten.
Das Projekt wurde mit mehreren Problemen konfrontiert auf welche ich besonders eingehen will. Zum einen kannten sich die Projektmitglieder untereinander nicht, so gab es schon bei der Wahl zum Projektleiter Schwierigkeiten. Aufgrund der Unerfahrenheit der Projektleiter aber wohl auch der Projektteilnehmer gab es am Anfang dann auch verschiedene Anlaufschwierigkeiten, zum einen dauerte es relativ lang bis die Arbeitspakete erstellt waren, aber das größte Problem lag wohl in der Projektleitung selbst. So war der zweite Projektleiter neben der Projektleiterin zwar fachlich kompetent, aber er war sich wohl nicht bewusst, daß das Projekt viel Zeit benötigte, so lastete viel Arbeit auf der Projektleiterin, und es gab ich Unstimmigkeiten im Team.
Ein weiteres Problem war, daß das Projekt 100% aus Spenden und Sponsoring finanziert wurde. Dies war inbesondere problematisch, weil man am Anfang praktisch überhaupt keine liquiden Mittel zur verfügung hatte. So musste man erst Geld beschaffen bevor man wirklich planen konnte. Außerdem mussten fast in allen Bereichen mangels Geld Einschränkungen vorgenommen werden.
Wichtig war bei diesem Projekt, daß die Projektleiterin den Mitarbeitern das Gefühl gab für Sie da zu sein. Das heißt konkret z.B. zurückzurufen, fall man das Gespräch nicht entgegennehmen konnte, ihnen das Gefühl geben sie Ernst zu nehmen, sich ihre Meinungen anzuhören etc. Dies war in diesem Projekt besonders wichtig, daß es ja außer Anerkennung keine Entlohnung insbesondere in finanzieller Sicht gab. Meiner Meinung nach kann man diese Regel auch auf die meisten Non Profit Projekte übertragen, z.B. im Open Source Bereich. Hier wird oft mit großen Enthusiasmus an den Dingen gearbeitet, diesen Enthusiasmus sollte man nicht ersticken sondern fördern.
Das Feedback zum Meeting mit der Bio Austria fiel sehr positiv aus. Die Gruppe wurde für die sehr professionelle Ausführung gelobt, bei der auch auf Details eingegangen wurde. Auch Bio Austria war wohl positiv überrascht.
Danach wurde wieder zum Stoff der Vorlesung übergegangen. Hierbei wurde das Projektcontrolling behandelt. Die wichtigste Aufgabe des Projektcontrollings ist der Soll/Ist Vergleich, der ermittelt, wo jede Teilgruppe steht und inwieweit der Planung erreicht bzw. eingehalten wurde. Wichtig hierbei sind wieder die Milestones, so sollte der erste Milestone möglichst früh angesetzt sein um früh zu erkennen, wie die Gruppe zusammenarbeitet und dieses Zusammenspiel evtl. zu verbessern. Allgemein kann man sagen, daß man besser zu viele Milestone planen sollte als zu wenige, so kann man sich immer relativ sicher sein, daß das Projekt auf dem richtigen Weg ist. Allerdings gilt es hier, wie fast überall einen guten Mittelweg zu finden.
Ein weitere wichtigen Teil stellen die Kostenartenrechnungen. Hierbei soll ersichtlich werden, wo die Kosten entstehen. Wichtig ist hierbei, das Rechnungen eindeutig zuzuordnen sind. Hierbei ist die Vorkontierung von besonderer Bedeutung. Häufig wegen heutzutage Rechnungen händisch vorkontiert, eingescannt und an die zuständig Person gemailt.
Ein Instrument für das Projektcontrolling ist die Projekt Scorecard, sozusagen die Balanced Scorecard des Projektmanagements. Es handelt sich hierbei um ein Kennzahlensytem bei dem die Kennzahlen der GuV und der Bilanz im Vordergrund stehen und die Unternehmensstrategie und –vision betrachtet werden. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist auch die Zukunftsorientierung.
Der Projektabschluß ist der letzte Teil des Projektes, aber trotzdem sollte dieser ordnungsgemäß durchgeführt werden. Leider ist es in der Realität so, daß Projekte nicht richtig abschlossen werden, sondern einfach irgendwie auslaufen. Auch wenn ein Projekt scheitert sollte man darauf achten es richtig abzuschließen und herunterzufahren. Denn es kann gut sein, daß man dadurch neue Einsichten über die gemachten Fehler erlangt und eine Menge lernen kann, auch das Unternehmen selber kann aus solchen Erfahrungen Nutzen ziehen. Beim Abschluss selber geht es darum das implizite Wissen des Projektarbeiter in explizites Wissen, auf das die ganze Unternehmung zugreifen kann, umzuwandeln. Hier kommt es oft zu Spannungen, da viele Mitarbeiter Angst haben ihr Wissen weiterzugeben.
Ganz am Ende das Projekte sollte noch kleiner sozialer Event stehen, z.B. ein Abschlussfest oder ein gemeinsames Abendessen. Dies steigert nochmal die Motivation und die Zufriedenheit der Mitarbeiter und evtl. Differenzen lassen sich beseitigen.
Zum Abschluss der Lehrveranstaltung wurden 2 Gruppen, eine Gruppe Pro und eine Gruppe Contra Projektmanagement, gebildet. Jeder dieser Gruppen stellte einen Sprecher, der dann in einer Podiumsdiskussion gegen den Sprecher der andere Gruppe „antreten“ musste. Daraus entwickelte sich eine interessante, kontroverse Dikussion, welche einen schönen Abschluss zur Lehrveranstaltung bildete.
Der Vortrag der Projektleiterin des Creative Campus Projektes war überaus interessant, einer der spannendsten Teile der Lehrveranstaltung. Es wurde ein interessantes Beispiel aus der Praxis dargestellt und dies nicht nur von den positiven Seiten, auch die Probleme und Hinernisse wurden dargestellt. Für mich war gerade dies besonders wertvoll, denn positive Dinge hört man oft und diese werden auch gerne erzählt, aber Probleme und insbesondere die Lösungen bekommt man selten zu hören. Aus diesem Grund hatte für mich der Votrag über das Creative Campus Projekt einen besonders hohen Stellenwert.
Die Projektabschlussphase war in dem Projekt an dem ich teilnahm ein bißchen kurz, es wurden zwar die Probleme besprochen und auch ein gemeinsames Essen gab es. Was aber nicht 100% gemacht wurde ist das Festhalten des Wissens. Es wurde zwar versucht, aber mit mäßigem Erfolg. Hier bin ich der Meinung, daß dies nur 100% funktioniert, wenn es auch schon während des Projektes immer wieder praktiziert wird, gerade bei Projekte die ein bißchen länger dauern.
Allgemein ist Projektmanagement ein interessantes Themengebiet. Leider ist es so wie bei vielen Dingen, daß man zwar einiges an Grundwissen haben muss, aber daß ein großer Teil auch einfach Erfahrung ist, die man eben nur gewinnen kann, wenn man ein Projekt durchführt. Ich hoffe für mich persönlich, daß ich dazu einmal die Möglichkeit habe, da es sich bei Projektmanagement um ein durchaus spannendes und interessantes Themengebiet handelt.